Četvrtak, 5. ožujak 2026.

Kako MyRE CRM sustav sprječava povrede GDPR-a

U veljači 2026. Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP) izrekla je agenciji za nekretnine upravnu novčanu kaznu u iznosu od 100.000 EUR. Razlog: sustavne povrede Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Ovaj slučaj nije iznimka — to je ogledalo u koje se mora pogledati svaka agencija za nekretnine.

Tri utvrđene povrede u slučaju AZOP

Nezakonito čuvanje ugovora 11.887 klijenata nakon isteka svrhe obrade
Kopiranje osobnih dokumenata (898 osobnih iskaznica, 6 putovnica, 3 bančne kartice...) bez pravne osnove
Nedovoljno osposobljavanje zaposlenika za zaštitu osobnih podataka

Myre CRM osmisljen je upravo s mislju na takve izazove. U ovom dokumentu objašnjavamo kako pojedine funkcije sustava izravno rješavaju svaku od utvrđenih povreda te kako agenciji pomažemo uspostaviti trajno GDPR-uskladno poslovanje.

Povreda 1: Podaci čuvani predugo

Problem: 11.887 ugovora izvan zakonitog roka čuvanja

Agencija je u fizičkoj arhivi čuvala ugovore sklopljene između 2010. i 2019. godine. Svi dokumenti sadržavali su osobne podatke klijenata koji su se čuvali znatno dulje nego što to dopušta načelo ograničenja pohrane iz članka 5. stavka 1. točke (e) GDPR-a.

Rješenje u myre CRM-u: Automatsko upravljanje rokovima čuvanja

Funkcija CRM-a	Kako sprječava povredu GDPR-a
Rokovi čuvanja	Svaka vrsta dokumenta (posrednički ugovor, potvrda identiteta, procjena vrijednosti) ima postavljeni rok čuvanja. Nakon njegova isteka CRM automatski pokreće postupak brisanja ili arhiviranja.
Upozorenja i zadaci	Sustav 30/60/90 dana prije isteka roka šalje obavijest odgovornoj osobi s uputom za postupanje. Ništa ne prolazi kroz mrežu.
Revizijski trag	Svako brisanje ili anonimizaciju podataka sustav bilježi s vremenskom oznakom i imenom odgovornog zaposlenika -dokaz za nadzorno tijelo.
Pravila po kategorijama	Zasebne postavke za najmoprimce, kupce, prodavatelje i poslovne klijente, sukladno različitim zakonskim obvezama.

Povreda 2: Kopiranje osobnih dokumenata bez pravne osnove

Problem: 914 kopija dokumenata bez zakonite osnove

Inspektori su u arhivi pronašli 914 kopija osobnih iskaznica, putovnica, bančnih kartica i vozačkih dozvola - uključujući jednu kopiju osobne iskaznice maloljetnog djeteta. Direktor agencije izjavio je tijekom nadzora da ne prikupljaju kopije bančnih kartica. No upravo su te kopije bile pronađene kao sastavni dio dokumentacije o posredovanju.

Poseban rizik: bančne kartice i identifikacijski dokumenti

Zlouporaba takvih podataka može dovesti do krađe identiteta, financijskih prijevara i ozbiljnih posljedica za pogođene klijente. AZOP je naglasio visok rizik za prava pojedinaca — unatoč tomu što izravna šteta nije utvrđena.

Rješenje u Myre CRM-u: Kontrolirani unos dokumenata

Funkcija CRM-a	Kako sprječava povredu GDPR-a
Obvezno navođenje pravne osnove	Prije učitavanja kopije bilo kojeg dokumenta sustav zahtijeva navođenje pravne osnove (npr. zakonska obveza, ugovorna obveza, privola). Bez toga unos nije moguć.
Tipizacija dokumenata	Sustav razlikuje između dopuštenih i ograničenih vrsta dokumenata. Bančne kartice su prema zadanim postavkama označene kao dokumenti koji zahtijevaju posebno obrazloženje.
Centralni pregled	Voditelj ureda ima pristup pregledu svih učitanih dokumenata prema vrsti, datumu i osobi — neprekidno i u stvarnom vremenu, a ne tek za vrijeme inspekcijskog nadzora.
Upozorenja pri rizicima	Prilikom pohrane kopije putovnice ili dokumenta maloljetnika sustav prikazuje posebno upozorenje sa sažetkom GDPR-zahtjeva.

Povreda 3: Nedovoljno osposobljavanje zaposlenika

Problem: Redovita i sveobuhvatna osposobljavanja nisu bila osigurana

GDPR u članku 32. stavku 4. od voditelja obrade zahtijeva da sve osobe pod njegovim nadzorom budu osposobljene i obrađuju podatke isključivo prema njegovim uputama. Inspektori su utvrdili da su osposobljavanja bila neredovita i nedovoljnog opsega — što je prema ocjeni nadzornog tijela ključno pridonijelo svim utvrđenim povredama.

Rješenje u Myre CRM-u: Ugrađena osposobljavanja i praćenje

Funkcija CRM-a	Kako sprječava povredu GDPR-a
Modul za osposobljavanje	Ugrađeni e-learning moduli o GDPR-u, specifično za djelatnost posredovanja nekretninama. Zaposlenici ih polažu izravno unutar sustava.
Evidencija osposobljavanja	CRM bilježi kada i što je tko položio. Voditelj i službenik za zaštitu podataka (DPO) imaju stalni pregled statusa osposobljenosti cijelog tima.
Istek valjanosti	Svako osposobljavanje ima rok valjanosti (npr. 12 mjeseci). Sustav pravodobno upozorava na obnovu — više ne možete zaboraviti.
Dostupnost prema statusu	Zaposleniku koji nema ažurno osposobljavanje neke su funkcije CRM-a ograničene sve dok se osposobljavanje ne obnovi.

Sveobuhvatan pristup: GDPR kao dio radnog procesa

Česta pogreška agencija jest da GDPR tretiraju kao administrativni teret - odvojen od svakodnevnog rada. Myre CRM integrira ga izravno u radne procese, tako da sukladnost nije odvojen zadatak, već prirodna posljedica pravilnog korištenja sustava.

Bez CRM sustava

Ručno praćenje rokova čuvanja
Kopije bez evidentiranog razloga
Bez dokaza o osposobljavanju
Otkriveno za inspekcije -prekasno

S Myre CRM-om

Automatska upozorenja prije isteka roka
Pravna osnova obvezna pri unosu
Evidencija osposobljavanja u sustavu
Stalni pregled u stvarnom vremenu

Zašto Myre CRM za agencije za nekretnine?

Myre CRM jedini je CRM na slovenskom, hrvatskom tržištu i ostalim tržištima Balkana, koji je osmisljen specifično za agencije za nekretnine - sa svim regulatornim zahtjevima ugrađenima u temelje, a ne dodanima naknadno.